Administración de costos: medición parcial de la productividad

La tecnología conduce con frecuencia a incrementos en la productividad de la mano de obra. Las computadoras portátiles, por ejemplo, pueden permitirle a los trabajadores resolver los problemas en el mismo sitio y reducir el tiempo de producción perdido. El hecho de producir más con los mismos o con menos insumos promete con frecuencia incrementos significativos en la rentabilidad.

La mejora continua implica que la eficiencia aumenta con el tiempo. De hecho, para ser competitivas, las organizaciones deben incrementar la eficiencia. Una organización debe ser tan buena o mejor que sus competidores al obtener materiales, mano de obra, máquinas, energía y otros insumos, así como al elaborar productos y brindar servicios de alta calidad. Una empresa genera ventaja competitiva cuando utiliza un menor número de insumos para obtener una determinada producción o cuando elabora más productos finales con una cantidad de insumos determinada. La gerencia necesita evaluar el potencial y la efectividad real de las decisiones relacionadas con el mejoramiento de la eficiencia, así como vigilar y controlar los cambios en ésta. Las medidas de eficiencia satisfacen estos objetivos de desempeño y de control.

Aquí se exploraran las medidas de la eficiencia que conciernen a la relación de insumos y la producción final, y que reciben el nombre de medidas o indicadores de productividad.

Eficiencia productiva

La productividad concierne a la capacidad para elaborar la producción de manera eficiente, puesto que trata en específico de la relación entre la producción final y los insumos que se utilizan para obtenerla. Por lo general se utilizan diferentes combinaciones o mezclas de insumos para elaborar un nivel de producción determinado. La eficiencia productiva total es el punto en el cual se satisfacen dos condiciones: (1) para cualquier mezcla de insumos que habrá de dar lugar a una producción determinada, para elaborar el producto se utiliza sólo la cantidad necesaria de cualquier insumo y (2) dadas las mezclas que satisfacen la primera condición, se elige la menos costosa. La primera condición es impulsada por relaciones técnicas y, por lo tanto, recibe el nombre de eficiencia técnica. Para visualizar las actividades como insumos, la primera condición requiere la eliminación de todas las actividades que no agregan valor y que las actividades que agregan valor se ejecuten con las cantidades mínimas necesarias para elaborar la producción especificada. La segunda condición es impulsada por las relaciones relativas de los precios de los insumos y, por lo tanto, recibe el nombre de eficiencia distributiva. Los precios de los insumos determinan las proporciones relativas de cada insumo que deberían utilizarse. Las desviaciones respecto de estas proporciones óptimas crean una ineficiencia en la distributiva.

Los programas de mejoramiento de la productividad implican desplazarse hacia un estado de eficiencia productiva total. Las mejoras técnicas en la productividad se logran utilizando un menor número de insumos para elaborar la misma producción, obteniendo más productos con los mismos insumos o elaborando más productos con un número relativamente menor de ellos. Por ejemplo, en 2002, la planta Lansing C Michigan de General Motors (GM) destinaba 20.11 horas a cada vehículo (Pontiac Grand Am y Oldsmobile Alero); en 2003, las redujo a 18.64 horas. De este modo, la productividad aumentó 7.3%.1 El cuadro 1 muestra las tres formas de lograr un mejoramiento en la eficiencia técnica. El producto final son los vehículos, y los insumos son la mano de obra (número de trabajadores) y el capital (importe monetario invertido en equipos automatizados). Observemos que las proporciones relativas de los insumos se mantienen constantes de tal modo que todas las mejoras en la productividad se atribuyen al de la eficiencia técnica. Las mejoras en la productividad también se logran mediante el intercambio de insumos más costosos por más baratos. El cuadro 2, muestra la posibilidad de mejorar la productividad mediante el incremento de la eficiencia distributiva. Al hablar de mejoramiento de la productividad, la mayoría de la gente piensa en mejorar la eficiencia técnica, no obstante la eficiencia asignativa puede ofrecer oportunidades significativas para incrementar la eficiencia económica general. La elección de la combinación correcta de insumos puede ser tan importante como la elección de la cantidad correcta de insumos. Observemos en el cuadro 2 que el insumo combinación I da lugar al mismo producto que el insumo combinación II, pero que el costo es de $5.000.000 menos. Las medidas totales de la productividad son por lo general una combinación de varios cambios en la eficiencia técnica y en la eficiencia distributiva.

Cuadro 1. Mejoramiento de la eficiencia técnica.

¿Cómo calcular la productividad del Marketing?

Los especialistas en marketing tienen cada vez mayor presión por proporcionar a la alta dirección evidencias claras y cuantificables sobre la manera en que sus gastos contribuirán a que la empresa alcance sus metas y objetivos financieros. Aunque es fácil cuantificar los gastos de marketing y las inversiones como insumos en el corto plazo, es posible que sus resultados como una mayor notoriedad o una mejor imagen de la marca, mayor fidelidad de los clientes y mejores perspectivas para los nuevos productos tarden meses o incluso años en manifestarse. Por otra parte, toda una serie de cambios internos y externos en el entorno de marketing de la organización podría coincidir con los gastos de marketing, lo que dificultaría la tarea de aislar los efectos de cualquier actividad de marketing en particular.1

Sin embargo, una tarea importante en la investigación de mercados consiste en evaluar la eficiencia y la eficacia de las actividades correspondientes. En una encuesta, el 65% de los especialistas en marketing indicaron que el rendimiento de la inversión en marketing era una de sus preocupaciones.2 Un estudio reciente de los directores de marketing en tecnología más importantes reveló que más del 80% de las empresas encuestadas expresaron su insatisfacción respecto a su capacidad para comprobar el impacto y el valor de su programa de marketing.3

La investigación de mercados puede ayudar a satisfacer esta creciente necesidad de contabilizar los efectos financieros de las decisiones de marketing. Existen dos enfoques complementarios para medir la productividad del marketing: (1) métricas de marketing para evaluar sus efectos, y (2) modelización del marketing mix para identificar relaciones causales y estudiar cómo influyen las acciones en los resultados finales. Los cuadros de mando de marketing son una forma estructurada de difundir los conocimientos obtenidos a partir de estos dos enfoques dentro de la organización.

Métricas de Marketing

Los especialistas en marketing emplean diversas unidades de medida para evaluar los efectos de las acciones correspondientes a su disciplina.4 Las métricas de marketing son el conjunto de unidades de medida que utilizan las empresas para cuantificar, comparar e interpretar los resultados de marketing. Así es como dos ejecutivos de marketing consideran las métricas de marketing para comprender mejor el rendimiento sobre la inversión de marketing en sus empresas:5

• La directora de marketing de Mary Kay, Rhonda Shasteen, se centra en cuatro métricas de fortaleza de la marca a largo plazo: la notoriedad de marca, la consideración, la prueba y la productividad de sus gabinentes de belleza en un periodo de 12 meses, así como en una serie de métricas específicas de programas corto plazo, como el número de impactos publicitarios, el tráfico del sitio Web y la conversión de compra.
• La vicepresidenta de marketing de Virgin America, Porter Gale, considera un amplio conjunto de métricas online: costo por adquisición, costo por clic y costo por cada 1.000 páginas visualizadas. Gale también tiene en cuenta el costo total en dólares impulsado por la búsqueda natural y la pagada, y la publicidad online, así como el seguimiento de los resultados y otras métricas del mundo offline.

Existen muchas métricas de marketing diferentes; los especialistas eligen una o varias de ellas basándose en el tema concreto que enfrentan o en el problema que deben resolver. Un defensor de las métricas simples y pertinentes, Paul Farris de la University of Virginia, hace una comparación con el piloto de un Boeing 747 cuando se ve obligado a decidir, entre la amplia gama de instrumentos que tiene a su disposición en la cabina de vuelo, qué tipo de información debe utilizar para volar el avión:6

Los pilotos de avión tienen protocolos. Cuando están calentando sus motores a la espera del despegue se concentran en ciertos procedimientos; cuando están rodando sobre la pista se enfocan en otros, y cuando se hallan en el aire prestan atención a otros más. Existe una secuencia para saber cuándo deben prestar atención a determinados instrumentos, lo que les permite acceder a la información necesaria en los justos términos de simplicidad y complejidad.

Tim Ambler, de la London Business School, sugiere que si una empresa considera que ya está calculando los resultados de las actividades de marketing adecuadamente, debería plantearse cinco preguntas:7

1. ¿Realizamos estudios rutinarios sobre el comportamiento de los clientes (retención, adquisición, uso de productos, etc.) y sobre las razones de tal conducta (conocimiento, satisfacción, percepción de calidad, etcétera)?
2. ¿Se informa al consejo sobre las conclusiones de estos estudios en un formato integrado con métricas financieras de marketing?
3. ¿En estos informes se comparan los resultados con los niveles previstos en el plan de negocios?
4. ¿Se comparan también con los niveles conseguidos por el competidor clave utilizando los mismos indicadores?
5. ¿Se ajustan los resultados a corto plazo según los cambios de los activos de marketing?

Ambler cree que las empresas deben dar prioridad al cálculo y a los informes de resultados de marketing mediante métricas de marketing. Considera que esta evaluación se puede dividir en dos partes: (1) resultados a corto plazo, y (2) cambios en el capital de marca (brand equity). Los resultados a corto plazo suelen reflejar las pérdidas y las ganancias según el volumen de ventas, el valor para los accionistas o una combinación de ambos factores. Los cálculos de capital de marca incluyen la notoriedad de la marca, las actitudes y los comportamientos; la cuota de mercado, el precio relativo, el número de quejas, la distribución y la disponibilidad de la marca; el número total de clientes, la calidad percibida y la lealtad/retención de clientes.8

Las empresas también pueden revisar un amplio conjunto de métricas internas, como la innovación. Por ejemplo, 3M trata de determinar la proporción de las ventas como resultado de sus innovaciones recientes. Ambler también recomienda que se desarrollen métricas para evaluar a los empleados, y argumenta que “los usuarios finales son los últimos clientes, pero los primeros son los propios empleados, por lo que es necesario tomar el pulso al mercado interno de forma regular”. La tabla 4.3 resume una lista de métricas de marketing de gran aceptación, tanto internas como externas, procedentes de un estudio realizado por Ambler en el Reino Unido.9

La medición cuidadosa de los efectos de una actividad o programa de marketing ayuda a garantizar que los directivos tomen las decisiones correctas en el futuro. Buscando un mayor compromiso con los consumidores más jóvenes, Servus Credit Union de Alberta, Canadá, lanzó su programa “Young & Free Alberta”, que incluía un concurso para encontrar un portavoz de la juventud de Alberta. Para conectarse con los jóvenes de Alberta, Kelsey MacDonald, la ganadora de 2010, trabaja con Servus para crear blogs diarios, subir videos entretenidos y educativos en YoungFreeAlberta.com, y mantener una presencia en Facebook y Twitter.

Kelsey también asiste a eventos en toda Alberta, donde interactúa con jóvenes de entre 17 y 25 años con el propósito de comprender mejor sus necesidades financieras. La investigación validó el éxito de la campaña, con más de 107 millones de impactos publicitarios del programa, generados a través de diversos medios de comunicación, y miles de nuevas cuentas abiertas.10

Tabla 1. Muestra de Métricas de Marketing. Fuente:Tim Ambler, “What Does Marketing Success Look Like?”, Marketing Management (primavera de 2001), pp. 13-18. Copia autorizada por Marketing Management, publicada por la American Marketing Association.

Modelos de marketing mix

La cuantificación del marketing también permite a las empresas calcular de forma más precisa los efectos de las diferentes inversiones de marketing. Los modelos de marketing mix analizan información de una serie de fuentes como la obtenida por escáner en el punto de venta, datos de envíos, precios, inversión en medios de comunicación y promociones con la finalidad de comprender de manera precisa los efectos de las diferentes actividades de marketing.11 Para tener una visión más detallada de la situación se realizan análisis multivariados para revisar de qué manera influyen los diferentes elementos de marketing en los resultados más relevantes, como las ventas de las distintas marcas o la participación de mercado.12

Este sistema goza de adeptos especialmente entre las empresas de productos envasados, como Procter & Gamble, Clorox y Colgate, que utilizan los resultados de estos modelos para distribuir o redistribuir los gastos. Estos análisis detectan qué proporción de los presupuestos de publicidad se desperdician, cuáles son los niveles óptimos de gasto y cuáles deberían ser los niveles mínimos.13

Aunque la creación de modelos de marketing mix contribuye a aislar los diferentes resultados, es menos eficaz en el momento de valorar cómo funcionan los diferentes elementos de marketing en conjunto. Dave Reibstein, de Wharton, observa también otras tres deficiencias:14

• El modelo de marketing mix se centra en el crecimiento incremental en lugar de las ventas de partida o en los efectos a largo plazo.
• La integración de las métricas importantes, como la satisfacción, la notoriedad y el capital de marca en el desarrollo del marketing mix es limitada.
• El modelo de marketing mix en general no incorpora las métricas relacionadas con la competencia, la distribución, o la fuerza de ventas (la empresa promedio gasta mucho más en la fuerza de ventas y las promociones en el canal que en la publicidad o la promoción dirigida al consumidor).

Cuadro de mando de Marketing

Las empresas también utilizan procesos y sistemas organizacionales para asegurarse de maximizar el valor de todas estas métricas. Se puede elaborar un resumen de las métricas de marketing internas y externas más relevantes en una especie de cuadro de mando de marketing para sintetizarlas e interpretarlas. Los cuadros de mando de marketing son como el tablero de instrumentos de un automóvil o avión: muestran los indicadores en tiempo real para asegurar su correcto funcionamiento. Son tan buenos como la información en que están basados, pero sofisticadas herramientas de visualización están ayudando a dar vida a los datos para mejorar su comprensión y análisis.15

Asimismo, algunas empresas están nombrando encargados de control de la administración de marketing para que revisen los presupuestos y los gastos de marketing. Estas personas utilizan cada vez con más frecuencia software de inteligencia de negocios para crear versiones digitales de esos cuadros y agregar información de diversas fuentes internas y externas. Como aportaciones al cuadro de mando de marketing, las empresas también pueden preparar dos tarjetas para reflejar los resultados y detectar los síntomas de alarma en el mercado.

La tarjeta de resultados del comportamiento de los clientes sirve para estudiar los resultados de la empresa año tras año respecto de las métricas que aparecen en la tabla 1. Para cada métrica se debe fijar una serie de normas, y la dirección debería tomar medidas cuando los resultados sobrepasen los límites determinados.

La tarjeta de resultados relacionados con los diferentes participantes en el negocio rastrea la satisfacción de los diferentes grupos que tienen interés e influencia en el funcionamiento de la empresa: empleados, proveedores, bancos, distribuidores, minoristas y accionistas. Nuevamente, la dirección debería emprender acciones cuando alguno de los grupos presenta niveles de insatisfacción crecientes o superiores a un cierto nivel.16

Algunos ejecutivos se preocupan pensando que perderán el panorama general si se centran demasiado en el conjunto de números que aparecen en el cuadro de mando. Los más críticos están preocupados por la privacidad y por la presión que la técnica coloca sobre los empleados. Sin embargo, casi todos los expertos consideran que los beneficios superan los riesgos.17 

Tabla 1.

Fuente:

- Kotler, Philip y Keller, Kevin. Dirección de Marketing. 14 Edición, Pearson Educación. México. 2012.

Notas:

1.- Karen V. Beaman, Gregory R. Guy y Donald E. Sexton, “Managing and Measuring Return on Marketing Investment”, The Conference Board Research Report R-1435-08-RR, 2008.

2.- “Report: Marketers Place Priority on Nurturing Existing Customers”, directmag.com/roi/0301-customersatisfaction-retention

3.- Factor TG, www.factortg.com/ideas/CMO_MPM_Audit__cmo.pdf

4.- Paul Farris, Neil T. Bendle, Phillip E. Pfeifer y David J. Reibstein, Marketing Metrics: 50+ Metrics Every Executive Should Master (Upper Saddle River, NJ: Pearson Education, 2006); John Davis, Magic Numbers for Consumer Marketing: Key Measures to Evaluate Marketing Success (Singapur: John Wiley & Sons, 2005).

5.- Elisabeth Sullivan, “Measure Up”, Marketing News, 30 de mayo de 2009, pp. 8–11.

6.- Michael Krauss, “Which Metrics Matter Most?”, Marketing News, 28 de febrero de 2009, p. 20.

7.- Tim Ambler, Marketing and the Bottom Line: The New Methods of Corporate Wealth, 2a. ed. (Londres: Pearson Education, 2003).

8.- Kusum L. Ailawadi, Donald R. Lehmann y Scott A. Neslin, “Revenue Premium as an Outcome Measure of Brand Equity”, Journal of Marketing 67 (octubre de 2003), pp. 1–17.

9.- Tim Ambler, Marketing and the Bottom Line: The New Methods of Corporate Wealth, 2a. ed. (Londres: Pearson Education, 2003).

10.- Josh Bernoff, “Measure What Matters”, Marketing News, 15 de diciembre de 2008, p. 22; e información de Servus Credit Union, mayo de 2010.

11.- Gerard J. Tellis, “Modeling Marketing Mix”, Rajiv Grover y Marco Vriens, eds., Handbook of Marketing Research (Thousand Oaks, CA: Sage Publications, 2006).

12.- Jack Neff, “P&G, Clorox Rediscover Modeling”, Advertising Age, 29 de marzo de 2004, p. 10.

13.- Laura Q. Hughes, “Econometrics Take Root”, Advertising Age, 5 de agosto de 2002, p. S-4.

14.- David J. Reibstein, “Connect the Dots”, CMO Magazine, mayo de 2005.

15.- Jeff Zabin, “Marketing Dashboards: The Visual Display of Marketing Data”, Chief Marketer, 26 de junio de 2006.

16.- Robert S. Kaplan y David P. Norton, The Balanced Scorecard (Boston: Harvard Business School Press, 1996).

17.- Spencer Ante, “Giving the Boss the Big Picture”, BusinessWeek, 13 de febrero de 2006, pp. 48–50.

Administración de Operaciones: ¿Cómo medir la productividad de los procesos?

Como gerente, ¿cómo medir la productividad de los procesos? Existen muchas mediciones. Por ejemplo, el valor de los productos puede medirse en función de lo que el cliente paga o simplemente con base en el número de unidades producidas o de clientes atendidos. El valor de los insumos puede juzgarse por su costo o simplemente por el número de horas trabajadas.

Normalmente, los gerentes escogen varias mediciones razonables y observan las tendencias para detectar las áreas que es necesario mejorar. Por ejemplo, el gerente de una compañía de seguros puede medir la productividad de la oficina con base en el número de pólizas procesadas por empleado cada semana. El gerente de una empresa vendedora de alfombras puede medir la productividad de los instaladores en términos del número de metros cuadrados de alfombra instalada por hora. Ambas mediciones reflejan la productividad de la mano de obra, que es un índice de la producción por persona u hora trabajada. Pueden usarse mediciones parecidas para determinar la productividad de las máquinas, en las que el denominador es el número de máquinas. También es posible contabilizar varios insumos simultáneamente. La productividad multifactorial es un índice de la producción correspondiente a más de uno de los recursos que se utilizan en la producción; por ejemplo, el valor de la producción dividido entre la suma de los costos de mano de obra, materiales y gastos generales. 

A continuación se presenta un ejemplo:

Calculo de productividad

Calcule la productividad de las siguientes operaciones:

a.- Tres empleados procesan 600 pólizas de seguros en una semana. Trabajan 8 horas diarias, 5 días a la semana.

b.- Un equipo de trabajadores fabrica 400 unidades de un producto, el cual se valora de acuerdo con su costo estándar de $10 cada (antes de sumar otros gastos y la utilidad). El departamento de contabilidad informa que, para este trabajo, los costos reales son de $400 por mano de obra, $1,000 por materiales y $300 por gastos generales.

Solución

Punto de decisión

Estas mediciones deben comprarse con los niveles de desempeño en periodos anteriores y con las metas futuras. Si no están a la altura de las expectativas, el proceso debe investigarse para detectar oportunidades para mejorar.

Fuente: 

- Krajewski, Lee; Ritzman, Larry; Malhotra, Manoj. Administración de Operaciones. Octava Edición. Pearson Educación, 2008.
Imagen:
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